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Pol铆tica de tratamiento de datos

POL脥TICAS DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES

GRUPO AGENCIAUTO S.A.

1. Generalidades

Para Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO, la confidencialidad y la integridad de los datos personales son una prioridad, por esta raz贸n y como responsable del tratamiento de bases de datos, se establece la presente pol铆tica en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y dem谩s normas que regulan la materia, aplicable a todos las bases de datos y/o archivos que contengan informaci贸n personal, desarrollando y protegiendo el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas.

2. 脕mbito de aplicaci贸n

La pol铆tica de tratamiento de datos personales se aplicar谩 a los datos personales de los titulares, que se encuentran registrados en las bases de datos de la empresa y que son objeto de tratamiento por parte Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO.

3. Identificaci贸n del responsable del tratamiento

Grupo Agenciauto S.A., que en adelante se denominar谩 LA EMPRESA, es una sociedad comercial con NIT. 890.929.052, creada por documento privado el d铆a 09 de octubre del a帽o 1981, y registrada en la C谩mara de Comercio del Oriente Antioque帽o el 12 de diciembre de 1987.

LA EMPRESA tiene su domicilio principal en el municipio de El Retiro, Antioquia. Adicionalmente, puede contactarse a trav茅s de los correos electr贸nicos 聽[email protected] y [email protected] o al tel茅fono (4) 604 03 33.

4. Definiciones

  • Autorizaci贸n: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicaci贸n verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las pol铆ticas de tratamiento de informaci贸n que le ser谩n aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci贸n, tales como aquellos que revelen el origen racial o 茅tnico, la orientaci贸n pol铆tica, las convicciones religiosas o filos贸ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido pol铆tico de oposici贸n, as铆 como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biom茅tricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificar谩 expresamente qui茅n ser谩 el encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • T茅rminos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, env铆a la informaci贸n o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pa铆s.
  • Transmisi贸n: Tratamiento de datos personales que implica la comunicaci贸n de estos dentro o fuera del territorio de la Rep煤blica de Colombia cuando tenga por objeto la realizaci贸n de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5.Tratamiento al cual ser谩n sometidos los datos y la finalidad de este

El tratamiento de los datos personales de la persona con la cual LA EMPRESA tuviere establecida o estableciere una relaci贸n, permanente u ocasional, se almacenar谩 y tratara de manera segura, por lo tanto, se tomar谩n todas las medidas de precauci贸n para proteger la informaci贸n que es recolectada, almacenada, organizada, usada, circulada, transmitida, transferida, actualizada, rectificada, para proteger su informaci贸n contra perdida, abuso, acceso o uso no autorizado o fraudulento.

Este tratamiento de datos se realizar谩 exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente pol铆tica.

En todo caso, los datos personales podr谩n ser recolectados y tratados para:

  • Desarrollar el objeto social de LA EMPRESA conforme a sus estatutos.
  • Cumplir la normatividad aplicable tributaria y comercial.
  • Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jur铆dico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro.
  • Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA EMPRESA.
  • Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
  • Cumplir todos sus compromisos contractuales.
  • Realizar campa帽as de publicidad y mercadeo.
  • Implementar programas de fidelizaci贸n.
  • Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar h谩bitos de
  • Realizar estudios de cr茅dito, cobranza o riesgo crediticio.
  • Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Verificaci贸n de datos a trav茅s de consulta a bases de datos p煤blicas o centrales de riesgos.
  • Actividades de georreferenciaci贸n, segmentaci贸n y estudios estad铆sticos.
  • Enviar informaci贸n sobre actividades desarrolladas por LA EMPRESA o env铆o de informaci贸n que se considere de inter茅s a trav茅s de diferentes medios.
  • Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de informaci贸n a los entes administrativos o judiciales, as铆 como a las autoridades competentes que as铆 lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con LA EMPRESA y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la informaci贸n, tales como concesionarios, proveedores de servicios de mensajer铆a, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos y centros de servicio para efectos de garant铆a, entre otros.
  • Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
  • Soportar los procesos de auditor铆a de LA EMPRESA.
  • Procesar, consultar, solicitar, suministrar, divulgar, comercializar, y analizar, incluyendo, pero sin limitarse, la informaci贸n b谩sica, crediticia, financiera, tributaria, bancaria, comercial, de experiencia de clientes, proveedores, asociados, empleados, y dem谩s terceros objeto de inter茅s.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relaci贸n comercial, civil y/o laboral entre LA EMPRESA y el titular.

5.1 Tratamiento de datos personales de ni帽as, ni帽os y/o adolescentes:

El tratamiento de datos personales de ni帽os, ni帽as y/o adolescentes que no sean de naturaleza p煤blica, cumplir谩 con los siguientes par谩metros y requisitos en su tratamiento:

  1. Que responda y respete el inter茅s superior de los ni帽os, ni帽as y/o adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Valoraci贸n de la opini贸n del menor cuando este cuente con la madurez, autonom铆a y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, la empresa solicitara autorizaci贸n para el tratamiento de datos al representante legal del ni帽o, ni帽a y/o adolescente.

5.2 Tratamiento de datos sensibles:

Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO aplicar谩 las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurar谩 que:

  1. 聽El titular haya dado su autorizaci贸n expl铆cita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizaci贸n.
  2. 聽El tratamiento sea necesario para salvaguardar el inter茅s vital del titular y este se encuentre f铆sica o jur铆dicamente En estos eventos, los representantes legales deber谩n otorgar su autorizaci贸n.
  3. 聽El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades leg铆timas y con las debidas garant铆as por parte de una fundaci贸n, ONG, asociaci贸n o cualquier otro organismo sin 谩nimo de lucro, cuya finalidad sea pol铆tica, filos贸fica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por raz贸n de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podr谩n suministrar a terceros sin la autorizaci贸n del titular.
  4. 聽El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. 聽El tratamiento tenga una finalidad hist贸rica, estad铆stica o cient铆fica. En este evento La empresa adoptara las medidas conducentes a la supresi贸n de identidad de los titulares.

6. Derechos del titular de la informaci贸n

De acuerdo con lo prescrito por la normatividad vigente aplicable en materia de protecci贸n de datos, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

  1. Conocer cu谩les son los datos que se someten a tratamiento por parte de LA EMPRESA.
  2. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA, en los casos en los que considere que los mismos son datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los t茅rminos de la Ley 1581 de 2012 y normas que lo reglamenten, adicionen, modifiquen, supriman o deroguen.
  3. Solicitar la prueba de la autorizaci贸n otorgada a LA EMPRESA, salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley como lo son: a) informaci贸n requerida por una entidad p煤blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial b) datos de naturaleza p煤blica c) casos de urgencia m茅dica o sanitaria d) tratamiento de informaci贸n autorizada por la ley para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos e) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  4. Consultar y ser informado sobre el uso que LA EMPRESA les ha dado a sus datos personales.
  5. Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales, sin perjuicio de los lineamientos interpuestos por la ley para el ejercicio de este derecho.
  6. Presentar ante la autoridad competente quejas en relaci贸n con irregularidades e infracciones que se evidencien en el ejercicio del tratamiento de datos personales por parte de LA EMPRESA.
  7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podr谩n ser ejercidos por:

  1. El titular o sus causahabientes, previa acreditaci贸n de su identidad, o a trav茅s de instrumentos electr贸nicos que le permitan identificarse.
  2. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditaci贸n de la representaci贸n o apoderamiento.
  3. Por estipulaci贸n a favor de otro o para otro.
  4. Los derechos de los ni帽os, ni帽as o adolescentes se ejercer谩n por las personas que est茅n facultadas para representarlos.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma act煤a en representaci贸n de aqu茅l, se tendr谩 por no presentada.

7. Autorizaci贸n

Exceptuando los casos definidos en la 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorizaci贸n previa del titular se solicitar谩 a m谩s tardar al momento de la captura de la informaci贸n.

8. Responsable y encagrado del tratamiento de datos personales:

LA EMPRESA ser谩 la responsable del tratamiento de los datos personales. El 谩rea de administraci贸n ser谩 la encargada del tratamiento de los datos personales. Las comunicaciones de toda 铆ndole que versen sobre el asunto deber谩n remitirse a los correos electr贸nicos [email protected] y [email protected] o a la direcci贸n ubicada en la Cra. 48 # 20-103 Piso 2 de la ciudad de Medell铆n.

Son obligaciones de la empresa entre otros:

  1. Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos
  2. Informar en debida forma al titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.
  3. Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudolento.
  4. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el titular.
  5. Actualizar la informaci贸n, comunicado de forma oportuna al encargo del tratamiento, de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada sea actualizada.
  6. Abstenerse de circular informaci贸n que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
  7. Garantizar que la informaci贸n que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  8. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los t茅rminos se帽alados en la ley o en la presente pol铆tica.
  9. Realizar oportunamente la actualizaci贸n, rectificaci贸n o supresi贸n de los datos en los t茅rminos de la presente ley.
  10. Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los titulares.

9. Procedimiento para la atenci贸n de consultas, reclamos, peticiones de rectificaci贸n, actualizaci贸n y supresi贸n de datos:

Los titulares, sus causahabientes, apoderados o representantes podr谩n consultar la informaci贸n personal del titular que repose en LA EMPRESA, quien suministrar谩 toda la informaci贸n contenida en el registro individual o que est茅 vinculada con la identificaci贸n del titular. Igualmente, se informar谩 por parte de LA EMPRESA el mecanismo a trav茅s del cual el titular puede elevar reclamos para efectos de actualizar, rectificar, suprimir el dato o revocar la autorizaci贸n de forma definitiva.

聽

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atenci贸n de solicitudes de consulta, las mismas ser谩n atendidas en un t茅rmino m谩ximo de diez (10) d铆as h谩biles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado antes del vencimiento de los diez (10) d铆as, expresando los motivos de la demora y se帽alando la fecha en que se atender谩 su consulta, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.

聽

Si el reclamo, solicitud o consulta, resulta incompleto a consideraci贸n de LA EMPRESA, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes a la recepci贸n de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci贸n requerida, se entender谩 que ha desistido del reclamo. En todo caso, el comunicado enviado por el titular al e-mail dispuesto por LA EMPRESA o f铆sicamente a la direcci贸n indicada, deber谩 contener como m铆nimo la siguiente informaci贸n:

聽

  1. Nombre y apellidos.
  2. N煤mero de identificaci贸n.
  3. Un tel茅fono o direcci贸n de contacto.
  4. La solicitud expresa con la descripci贸n clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localizaci贸n de los datos personales.

聽

Los titulares podr谩n en todo momento solicitar a LA EMPRESA, la supresi贸n de sus datos personales y/o revocar la autorizaci贸n otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentaci贸n de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el art铆culo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta pol铆tica.

聽

Si vencido el t茅rmino legal respectivo, LA EMPRESA, no hubiere eliminado los datos personales, el titular tendr谩 derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizaci贸n y/o la supresi贸n de los datos personales.

聽

No obstante, de acuerdo con los art铆culos 9 y 11 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresi贸n de la informaci贸n y la revocatoria de la autorizaci贸n no proceder谩n cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

聽

Las consultas podr谩n formularse a los correos electr贸nicos [email protected] y [email protected] o podr谩 presentarse f铆sicamente en la Cra. 48 # 20-103 Piso 2 ubicada en la ciudad Medell铆n.

聽

El titular de datos personales que est茅 interesado en actualizar la informaci贸n suministrada y bajo el tratamiento por parte de la empresa o el encargado del tratamiento podr谩 enviar la informaci贸n actualizada a trav茅s de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electr贸nico del 谩rea encargada del tratamiento de datos personales.

10. Procedimiento para la atenci贸n de consultas, reclamos, peticiones de rectificaci贸n, actualizaci贸n y supresi贸n de datos:

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo tratamiento de Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorizaci贸n deber谩n ser dirigidas a:

10.1. Empleados

El 谩rea Administrativa, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de inter茅s podr谩n elevar sus solicitudes, para que Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaraci贸n, los derechos del titular referentes a sus datos personales no p煤blicos son: conocimiento, acceso, rectificaci贸n, actualizaci贸n, revocatoria y supresi贸n de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO para continuar con el tratamiento directamente).

Igualmente, la unidad pone a su disposici贸n el siguiente correo electr贸nico para la recepci贸n de las solicitudes de los titulares: [email protected]

10.2. Dem谩s grupos de inter茅s:

El 谩rea administrativa, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de inter茅s podr谩n elevar sus solicitudes para que la empresa como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaraci贸n, de los derechos del titular referentes a sus datos personales no p煤blicos son: conocimiento, acceso, rectificaci贸n, actualizaci贸n, revocatoria y supresi贸n de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO para continuar con el tratamiento directamente).

El 谩rea antes mencionada ser谩 el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos, para todos efectos previstos en la autorizaci贸n otorgada en este manual, de conformidad con los procedimientos establecidos.

11. Medidas de seguridad de la informaci贸n

El 谩rea administrativa, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de inter茅s podr谩n elevar sus solicitudes para que la empresa como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaraci贸n, de los derechos del titular referentes a sus datos personales no p煤blicos son: conocimiento, acceso, rectificaci贸n, actualizaci贸n, revocatoria y supresi贸n de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a Grupo Agenciauto S.A. y su marca KUNO para continuar con el tratamiento directamente).

El 谩rea antes mencionada ser谩 el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos, para todos efectos previstos en la autorizaci贸n otorgada en este manual, de conformidad con los procedimientos establecidos.

11. Vigencia

La presente pol铆tica rige a partir del 1 de octubre del a帽o 2017.